VERHALTENSKODEX

 

Kunden und Erfolgsorientiert. Unser Motto: "Einzigartige Orte schaffen" Auf diesen Werten ist KIESS aufgebaut. Klare Wertvorstellungen haben uns als Unternehmen stark gemacht, und als Familienunternehmen wissen wir, dass wir nur gemeinsam erfolgreich sein können – gemeinsam im Unternehmen, und gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern. Die Basis dafür sind unsere Werte. Wenn wir unser Verhalten jeden Tag nach ihnen ausrichten, wenn wir respektvoll und fair miteinander und mit unseren Geschäftspartnern umgehen, werden wir die Erfolgsgeschichte von KIESS als Handwerksunternehmen fortschreiben. In diesem Verhaltenskodex versuchen wir, etwas genauer darzulegen, was unsere Werte für unsere tägliche Arbeit bedeutet. Dies soll allen unsere Mitarbeitenden, Kunden und Lieferern und sonstigen Geschäftspartnern der Hilfe dienen.

Geschäftsführung der Alfred Kiess GmbH

Präambel

Die unbedingte Beachtung gesetzlicher Vorschriften ist für unser Unternehmen oberstes Gebot und auch Bestandteil unserer zentralen Firmenwerte. Die Umsetzung und Einhaltung ist in zahlreichen internen Richtlinien und Anweisungen geregelt. Die wesentlichen Inhalte sind in diesem Verhaltenskodex zusammengefasst, um den Mitarbeitenden die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeitende von KIESS gültig. KIESS erwartet aber auch von allen anderen im Haus Beschäftigten (z. B. Praktikanten, Berater) die Einhaltung dieses Verhaltenskodex. Die im Kodex enthaltenen Regelungen finden im Verhältnis KIESS und ihren Mitarbeitenden unmittelbar Anwendung und dienen darüber hinaus als Leitbild für die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Geschäftspartnern. Rechte zugunsten Dritter werden dadurch nicht begründet.

1. Gesetzestreues Verhalten

Wir vertreten den Grundsatz der Legalität für alle Handlungen, Maßnahmen, Verträge und sonstigen Vorgängen von KIESS. Wir bejahen das Prinzip des ausschließlich legalen Handelns unabhängig davon, ob daraus für KIESS ein Nutzen entsteht oder nicht. Jeder Mitarbeitende ist persönlich für die Einhaltung der Gesetze in seinem Arbeitsgebiet verantwortlich.

Es ist untersagt, Dritte zu ungesetzlichen Handlungen zu veranlassen oder wissentlich an solchen Handlungen mitzuwirken. Rechtswidriges Handeln ist nicht im Interesse des Unternehmens und kann zu Strafverfolgung, Schadensersatz und Auftragsverlust führen.

2. Umgang miteinander und Beschäftigungsgrundsätze

KIESS bekennt sich zu seiner sozialen und gesellschaftlichen Verantwortung als global handelndes Unternehmen. Auf Basis einer werteorientierten Unternehmensführung gelten, unter Berücksichtigung der international anerkannten Menschenrechte, der Grundprinzipien der International Labour Organisation (ILO), sowie in Anerkennung der unterschiedlichen Kulturen die folgenden Grundsätze:

a. Verhalten untereinander

Unsere Führungskultur ist von Wertschätzung, Vertrauen und Vielfalt geprägt. KIESS ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Wir respektieren und schützen die persönliche Würde jedes Einzelnen. Diskriminierung und Belästigung oder Herabwürdigung werden von KIESS nicht geduldet. Insbesondere wird keine Benachteiligung aus Gründen der ethnisch-kulturellen Prägung, einer Behinderung, des Geschlechts, der religiösen Glaubensprägung, des Alters oder der sexuellen Orientierung toleriert. Jeder Mitarbeitende hat ein Recht auf faire Behandlung, Höflichkeit und Respekt. 

b. Kinder- und Zwangsarbeit

Kinderarbeit und Zwangsarbeit werden nicht geduldet und ausnahmslos abgelehnt, auch bei unseren Geschäftspartnern. Sofern in direkter oder indirekter Verbindung, beispielsweise bei einem Lieferanten, Zwangs- oder Kinderarbeit bemerkt werden, so ist dies unverzüglich zu melden, so dass Konsequenzen daraus abgeleitet werden können.

c. Qualifizierung und Vergütung

Bei KIESS werden die Beschäftigten grundsätzlich auf der Grundlage ihrer funktionsspezifischen Qualifikation, ihrer Fähigkeit und ihrer Persönlichkeit ausgesucht, eingestellt und gefördert. Eine zielgerichtete kontinuierliche und bedarfsorientierte Qualifizierung der Beschäftigten wird unterstützt, um so ein hohes Leistungsniveau und qualitativ hochwertige Arbeit zu ermöglichen. Das Recht auf eine angemessene Vergütung wird allen Beschäftigten anerkannt. Die Entlohnung und die sonstigen Leistungen entsprechen mindestens den jeweiligen gesetzlichen Normen.

3. Vermeidung von Interessenkonflikten

Grundsätzlich sind geschäftliche und private Interessen strikt zu trennen. Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn Mitarbeitende Maßnahmen ergreifen oder persönliche Interessen haben, die mit ihrer Arbeit für KIESS kollidieren können. In diesem Fall kann nur eine offene Kommunikation und vollständige Transparenz vor Schaden schützen. Bei Unsicherheit darüber, ob eine Situation einen Interessenkonflikt begründet, sollte die Situation mit dem jeweiligen Vorgesetzten besprochen werden.

a. Nebentätigkeiten

Nebentätigkeiten sind nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Unternehmens zulässig. Die Zustimmung wird erteilt, wenn eine Beeinträchtigung der Erbringung der vereinbarten Arbeitsleistung nicht zu befürchten ist. Eine Beteiligung oder eine Nebentätigkeit bei Wettbewerbsunternehmen, Lieferanten oder Kunden ist den Mitarbeitenden nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung erlaubt. Es handelt sich hierbei jeweils um Einzelfallentscheidungen.

b. Geschäftsbeziehungen

Geschäfte mit Unternehmen, bei denen ein Mitarbeitender, sein (Ehe-)Partner oder nahe Familienangehörige beteiligt oder in leitender Funktion beschäftigt sind, der Mitarbeitende Einfluss auf die Geschäftsbeziehung hat und ein Interessenkonflikt bestehen könnte, dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Geschäftsführung vorgenommen werden.

c. Beauftragung von Geschäftspartnern für private Zwecke

Mitarbeitende dürfen einen Geschäftspartner von KIESS für private Zwecke nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Geschäftsführung in Anspruch nehmen, soweit sie geschäftlich unmittelbar mit der Vergabe oder Abwicklung von Aufträgen befasst sind und dadurch die Möglichkeit eines Interessenkonflikts besteht. Allgemein angebotene Waren oder Leistungen sind hiervon ausgenommen.

4. Umgang mit Informationen

Informationen und deren Verarbeitung sind prägender Bestandteil und Voraussetzung für den Erfolg einer jeden Geschäftstätigkeit. Beim Umgang mit Informationen ist vor allem auf Genauigkeit und Richtigkeit, den jeweiligen Grad der Vertraulichkeit und den Datenschutz zu achten.

a. Berichterstattung

Alle unsere Aufzeichnungen, Berichte und Verlautbarungen müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung sind einzuhalten. Die Anfertigung von Aufzeichnungen, Dateien und dergleichen, welche für die vertrauliche Informationen des Unternehmens verwendet werden, ist nur gestattet, wenn dies unmittelbar im Interesse von KIESS erfolgt und sämtliche Datenschutznormen eingehalten werden. Kundeneigene Daten dürfen nur zum eigentlichen Geschäftszweck weitergegeben werden.

b. Geheimhaltung

Vertrauliche Informationen des Unternehmens und von Kunden sind geheim zu halten.

c. Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz ist nicht delegierbar und liegt letztlich in der Verantwortung der jeweiligen Geschäftsführung. Hierbei konzentrieren wir uns besonders darauf, die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenvermeidung und Sparsamkeit, Transparenz sowie Verarbeitung von Daten nach Treu und Glauben, Richtigkeit und Speicherbegrenzung einzuhalten, sowie die Integrität und Vertraulichkeit von Daten sicherzustellen. Hierüber, sowie über die Einhaltung der Betroffenenrechte und aller weiteren Vorschriften des jeweiligen Datenschutzrechtes, legen wir ordnungsgemäß Rechenschaft ab.

Bei der Ausgestaltung und Abwicklung sämtlicher (IT-gestützten) Geschäftsprozesse sind auf Grundlage und unter Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Datenschutz, sowie IT- und Datensicherheit, sowohl der Schutz der Persönlichkeitsrechte und der Privatsphäre als auch die Informationssicherheit zu gewährleisten. Soweit im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen personenbezogene Daten (von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden oder anderen betroffenen Personen) erhoben, verarbeitet oder übermittelt werden, hält KIESS innerhalb der EU (Europäische Union) und des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) die europäischen Datenschutzregeln ein.

5. Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Dritten

Gegenüber Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern etc.) und Vertretern staatlicher Stellen ist zwingend eine klare Grenze zwischen dem üblichen Rahmen einer Geschäftsbeziehung und privaten Interessen zu ziehen. Die geschäftlichen Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern werden von ethischem Verhalten bestimmt. KIESS beachtet die Regeln des fairen Wettbewerbs und unterstützt alle Bemühungen, einen freien Markt und offenen Wettbewerb national und international durchzusetzen. KIESS verzichtet deshalb auf jeden Auftrag, der nur durch Verstoß gegen die einschlägigen Gesetze zu erlangen ist.

a. Absprachen, Kartelle und Wettbewerbsverzichte

Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet, die Regeln fairen Wettbewerbs im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Unzulässig sind unter Wettbewerbern insbesondere Gebiets- oder Kundenaufteilungen, Absprachen oder Informationsaustausch zu Preisen/Preisbestandteilen, Lieferbeziehungen und deren Konditionen, sowie zu Kapazitäten oder zum Angebotsverhalten; das Gleiche gilt für den Informationsaustausch über Marktstrategien und Beteiligungsstrategien. Nicht nur diesbezügliche schriftliche Verträge, auch mündliche Absprachen oder stillschweigendes, bewusstes Parallelverhalten ist grundsätzlich nicht erlaubt.

b. Auswahl von Geschäftspartnern

Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern sind ausschließlich im Interesse des Unternehmens zu treffen. Die internen Regelungen zur Kontrolle (z. B. „4-Augen-Prinzip“) sind von allen Mitarbeitenden einzuhalten. Lieferanten sind allein auf wettbewerblicher Basis auszuwählen nach Abgleich von Preis, Qualität, Leistung und Eignung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Darüber hinaus erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern die Einhaltung der Grundsätze dieser Richtlinie.

c. Korruption, Geschenke und sonstige Zuwendungen

KIESS toleriert keinerlei Form von Korruption, Bestechung oder sonstiger rechtswidriger Vorteilsgewährung. Versuche von Lieferanten oder Kunden, Mitarbeitende von KIESS in ihrer Entscheidung unlauter zu beeinflussen, sind der zuständigen Leitung anzuzeigen. Bei Annahme und Vergabe von Geschenken und Einladungen von und an Geschäftspartner(n) ist äußerst restriktiv zu verfahren. Deren finanzieller Rahmen ist so zu bemessen, dass ihre Annahme vom Empfänger nicht verheimlicht werden muss und ihn nicht in eine verpflichtende Abhängigkeit bringt. In Zweifelsfällen ist die Zustimmung des jeweiligen Vorgesetzten einzuholen.

Einladungen von Geschäftspartnern zu Veranstaltungen mit allgemeinem gesellschaftlichem Bezug (z.B. Sportveranstaltungen, Kulturevents) sind zulässig, wenn sie geschäftsüblich sind, keinen unangemessen hohen Wert haben und auch dem sonstigen persönlichen Lebensstandard der Beteiligten entsprechen. Bestehen Zweifel über die Angemessenheit von Geschenken, Zuwendungen oder Einladungen, ist eine vorherige Abstimmung mit dem Vorgesetzten vorzunehmen.

d. Spenden und Sponsoring

Gesellschaften von KIESS gewähren Geld- und Sachspenden für Bildung, Wissenschaft, Kultur und soziale Anliegen. Bei der Vergabe von Spenden achtet KIESS darauf, dass die Spende transparent ist, d. h. Verwendung und Empfänger klar nachvollziehbar sind. Die Gewährung von Spenden an Einzelpersonen und Zahlungen auf Privatkonten sind unzulässig.

Mit Sponsoring-Maßnahmen verfolgt KIESS den Zweck, eine gesellschaftliche Verantwortung wahrzunehmen und das Image des Unternehmens sowie seinen Bekanntheitsgrad zu fördern. Bei Sponsoring handelt es sich somit um Austauschgeschäfte. Hierbei ist stets darauf zu achten, dass Leistung und Gegenleistung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Spenden wie auch Sponsoring-Aktivitäten bedürfen der Freigabe durch die Geschäftsführung.

e. Verhalten in der Öffentlichkeit

Jeder Mitarbeitende bei KIESS ist Repräsentant unseres Unternehmens. Jegliches Verhalten fällt direkt oder indirekt auf KIESS zurück. Daher ist jedes Verhalten zu unterlassen, welches negative Auswirkungen auf das Image von uns bei Kunden, anderen Mitarbeitenden und in der allgemeinen Öffentlichkeit haben könnte.

Dies gilt insbesondere auch für die Kommunikation in sozialen Netzwerken und im Internet.

Alle Mitarbeitende haben bei der Erfüllung ihrer Aufgaben auf das Ansehen von KIESS zu achten.

6. Qualität, Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Nachhaltigkeit

„Erfolg durch Qualität“ ist eine der Leitlinien der Geschäftspolitik. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen streben wir aktiv danach, unseren Beitrag zum Umweltschutz kontinuierlich zu steigern sowie die Gefährdung unserer Mitarbeitenden auszuschließen.

a. Qualität

Um den hohen Qualitäts- und Sicherheitsansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden, setzen wir erforderliche Verbesserungen stets konsequent, gründlich und nachhaltig durch. Sollten trotz aller Bemühungen Beanstandungen auftreten, handeln wir zu deren Beseitigung in Übereinstimmung mit gesetzlichen Festlegungen sowie vertraglichen Verpflichtungen mit der Priorität, Schäden für Leib und Leben zu vermeiden.

b. Arbeits- und Gesundheitsschutz

Es ist Aufgabe aller Mitarbeitenden, Gefährdungen für Menschen und Umwelt zu vermeiden und mit Ressourcen sparsam umzugehen. Prozesse, Betriebsstätten und -mittel müssen den anwendbaren gesetzlichen und internen Vorgaben zur Arbeitssicherheit sowie den Bestimmungen des Gesundheits-, Brand- und Umweltschutzes entsprechen. Gesundheit, Sicherheit am Arbeitsplatz und die menschengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen sind ein wichtiges Element der Unternehmenspolitik.

Die Verwendung von gesundheitsgefährdenden Stoffen in unseren Produkten und Produktionswerken ist zu vermeiden.

c. Umweltschutz und Nachhaltigkeit

Wir halten die geltenden Umweltschutzvorschriften ein und versuchen, die Einwirkungen auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Darüber hinaus bemühen wir uns um nachhaltiges, umweltschonendes Wirtschaften und einen verantwortungsvollen Umgang mit allen natürlichen Ressourcen.

Wir streben danach, die Beeinträchtigung der Umwelt auf das technisch und organisatorisch unvermeidbare Maß zu reduzieren. Auch legen wir großen Wert darauf, dass sich unsere Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Dritte im Rahmen ihrer Tätigkeit für uns ebenfalls an die umweltrechtlichen Vorschriften halten.

7. Compliance als Führungsaufgabe, Meldung von Unregelmäßigkeiten und Überwachung

Die vorliegenden Verhaltensregeln sind zentraler Bestandteil der gelebten KIESS-Werte. Die Einhaltung dieser Werte ist unverzichtbar – jeder Mitarbeitende ist dafür verantwortlich.

a. Compliance als Führungsaufgabe

Alle Führungskräfte von KIESS haben die Beachtung dieses Verhaltenskodex in ihrem Verantwortungsbereich sicherzustellen und sind dafür verantwortlich, dass in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich keine Verstöße gegen gesetzliche Regelungen oder diesen Verhaltenskodex geschehen, die durch angemessene Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Die Führungskraft ist dabei dazu verpflichtet, die Mitarbeitenden über den Verhaltenskodex und dessen Inhalte zu informieren und sie dafür zu sensibilisieren. Ebenso hat sie deutlich zu machen, dass Gesetzesverstöße missbilligt werden und ungeachtet der hierarchischen Stellung der Mitarbeiter im Unternehmen zu disziplinarischen Konsequenzen führen.

Die Führungskraft handelt dabei jederzeit als Vorbild und nach den Prinzipien der Akzeptanz, Wertschätzung und des Vertrauens.

b. Meldung von Unregelmäßigkeiten

Jeder Mitarbeitende hat das Recht, gegenüber seiner Führungskraft auf Umstände hinzuweisen, die auf einen Verstoß gegen die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Regelungen schließen lassen; dies kann gegebenenfalls auch anonym geschehen. Die Hinweise werden untersucht und soweit erforderlich, werden Abhilfemaßnahmen und andere Konsequenzen daraus ergriffen.

 

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